Общая характеристика системы управления персоналом в организации

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование. Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

«Управлять - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

Рисунок 1.1- Модель системы управления

Система управления - понятие многостороннее. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся: состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации.

Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, система управления - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм.

В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала - цели, а затем - механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

М. Мескон определяет следующий подход (последовательность действий) при проектировании структуры управления:

осуществить деление организации по горизонтам на блоки, соответствующие направленности деятельности по реализации стратегии. Определить, какие виды деятельности линейные, какие штатные;

установить соотношение полномочий должностей. Определить уровни иерархии;

определить должностные обязанности.

Кроме того, при проектировании системы управления имеет место определение следующих вопросов:

формализация управления, то есть насколько необходимо формальное взаимодействие;

уровень принятия решений: где, кто, когда;

системность системы управления.

А. Файоль так сформулировал принципы хорошей организации:

единство управления - независимо от структуры ответственность несёт за всё один человек;

скалярный метод передачи полномочий. Полная ответственность предполагает право не только управлять, но и делегировать полномочия;

единство подчинения - у каждого только один начальник;

принцип соответствия: делегированные полномочия соответствующей условно ответственности;

масштабы управления, число подчинённых лимитировано; Эффективность и надёжность коммуникативных связей;

принцип ориентированности - организации строятся на основе задач и не зависят от субъективных факторов;

избирательность - руководитель получает информацию, относящуюся к исключительному типу, то есть выходящую за рамки плана и требующую корректирования действий;

дифференциация труда: линейный, штабной принцип; квалифицированный и мало квалифицированный труд;

сегментация и специализация - разбивка структуры на простые и специализированные составляющие (специалист по налогам, специалист по учёту движения материальных средств и т. д.);

контроль за операциями - должен быть орган, следящий за ходом дел и выполнением распоряжений;

планирование предшествует делу;

гибкость - структура отвечает ситуации;

доступность уровней управления - сотрудник имеет возможность обратиться к любому руководителю по вопросам работы.

Особое значение имеет характер влияния внешней среды на построение организации и всю систему связей элементов структуры с элементами внешних воздействий. Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем: