Microsoft Project Server

С целью интенсификации процессов развития и управления в 2008 году компания начала осваивать проектное управление. Уже к концу 2008 года количество проектов достигло более 50 штук. И все проекты регулярно рассматривались на заседаниях Проектного комитета Управляющей компании. Всего было проведено 32 заседаний проектных комитетов, на которых рассматривались по 3-5 проектов. Руководство компании рассматривало и оказывало всякую поддержку руководителям проектов в освоении методов и средств управления проектами.

При составлении календарного плана руководители проектов начали применять инструмент Microsoft Project, однако связь между проектами и ресурсами в первое время отсутствовала, проекты существовали локально.

Управлять проектами без централизованной системы управления становилось затруднительно.

К началу 2009 года появились первые результаты применения проектного подхода. В компании были реализованы многие важные производственные проекты. Руководством компании была поставлена новая задача - создать систему управления проектами. Все процедуры управления были описаны в стандартах и регламентах компании. Разрабатываемые календарные планы стали оформляться в программе Microsoft Project. После освоения руководителями проектов инструментов Microsoft Project, возникла необходимость в едином информационном поле. Поэтому, компании стала необходима система, помогающая в решении задач и координации действий по проекту, отслеживающая выполнение по всем проектам в целом на уровне компании.

В качестве решения был выбран программный продукт Microsoft Project Server.

Система обеспечивает разработку расписаний проектов с учетом всех технологических последовательностей, то есть календарное планирование. Она же позволяет наглядно учитывать загрузку ресурсов на проекте и решать ресурсные конфликты. Безусловными плюсами является всеобщий контроль реализации проектов и постоянный ввод информации о ходе работ в проекте. Таким образом, руководство получило возможность не тратить драгоценное время на те проекты, которые отмечены зелеными индикаторами, то есть реализуемыми без отклонений, а может сразу «посетить» проекты с отклонениями, выявить задержку и принять меры по решению проблем совместными усилиями. Участники же, заходя на сервер в Центр ресурсов, наглядно видят, какой сотрудник в каком конкретно проекте и на сколько часов занят, и в соответствии с этими данными планируют свое сотрудничество.

Данная система является единым центром информации и используется при проведении заседания проектных комитетов, уведомлении о назначении на задачи проекта, формировании сводных отчетов и для накопления фактической информации. Руководители проектов также могут получить много полезной информации, в дальнейшем использовать шаблоны проектов, пользоваться архивном проектов.Project Server в ООО «ТМС групп» сегодня внедряется массово, проводится обучение сотрудников - потенциальных пользователей.

Эта система предназначена не только для отслеживания состояния проекта со стороны руководства, а прежде всего должна помочь руководителям проекта и исполнителям более эффективно взаимодействовать для получения общего результата по проекту.

Программный проект Microsoft Project Server установлен для общего охвата всех задействованных в проектах ресурсов и отражения их загруженности, определения сроков решения задач по проектам в организации. Продукт представляет собой программу, помогающую в управлении проектами. С помощью Microsoft Project Server можно планировать работу сотрудников, их загрузку и разрешать потенциальные ресурсные конфликты, а также видеть хот выполнения всего проекта. Это позволит руководителям проектов планировать календарный план более точно, увеличит горизонт планирования и сократит время составления календарного плана, а у кураторов и заказчиков появится возможность видеть ход выполнения проекта в режиме реального времени.

Раздел сервера «Документы» несет информационную нагрузку. В подразделе «Рабочие документы» опубликованы стандарты, положения и инструкции по работе с календарными планами Project. В подразделах Wiki и форум размещены статьи и мнения участников проектов о различных сторонах работы с календарными планами, здесь каждый участник проекта может почерпнуть нужную информацию и поделиться с другими своим мнением и опытом.